Política de Privacidad

Última actualización: 24 de agosto de 2026

En cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (en adelante, «RGPD»), y de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en adelante, «LOPD-GDD»), le informamos de la siguiente Política de Privacidad.

1. Responsable del Tratamiento

2. Delegado de Protección de Datos (DPD)

Dado que CLOUDVERSIA CONSULTORIA Y PROYECTOS SL puede tratar datos de categorías especiales (datos de salud vinculados a la actividad física y nutricional de los usuarios), se ha designado un Delegado de Protección de Datos al que puede contactar en la dirección hola@kivoa.eu para cualquier cuestion relativa al tratamiento de sus datos personales o al ejercicio de sus derechos.

3. Finalidad del Tratamiento

Sus datos personales serán tratados con las siguientes finalidades:

• Gestión de cuentas de usuario: registro, autenticación e identificación en la plataforma, tanto para profesionales como para clientes.
• Prestación del servicio: creación y gestión de rutinas de entrenamiento, planes nutricionales, seguimiento de progreso, comunicación entre profesional y cliente, y demás funcionalidades de la plataforma.
• Facturación y gestión administrativa: emisión de facturas, gestión de suscripciones, cobro de los servicios contratados y cumplimiento de obligaciones fiscales.
• Comunicaciones del servicio: envío de notificaciones relativas al funcionamiento de la plataforma, como avisos de nuevas rutinas, mensajes de profesionales, actualizaciones del servicio y alertas de seguridad.
• Comunicaciones comerciales: únicamente con su consentimiento previo y expreso, envío de información sobre novedades, promociones u ofertas de Kivoa.
• Asistencia con inteligencia artificial: generación de resúmenes, análisis y recomendaciones a través del asistente KiBot y funcionalidades relacionadas (véase la sección 8).
• Mejora del servicio: análisis anonimizado y agregado del uso de la plataforma para mejorar la experiencia del usuario.
• Cumplimiento de obligaciones legales: atención a requerimientos de autoridades públicas y cumplimiento de la normativa aplicable.

4. Base Jurídica del Tratamiento

El tratamiento de sus datos se fundamenta en las siguientes bases jurídicas conforme al artículo 6 del RGPD:

• Ejecución de un contrato (art. 6.1.b RGPD): el tratamiento es necesario para la prestación del servicio contratado al registrarse en Kivoa.
• Consentimiento del interesado (art. 6.1.a RGPD): para el envío de comunicaciones comerciales y, en su caso, para el tratamiento de datos de categorías especiales (datos de salud) conforme al artículo 9.2.a del RGPD.
• Interés legítimo del responsable (art. 6.1.f RGPD): para la mejora del servicio, la prevención de fraude y la seguridad de la plataforma.
• Cumplimiento de una obligación legal (art. 6.1.c RGPD): para el cumplimiento de obligaciones fiscales, contables y de otra naturaleza que resulten de aplicación.

En relación con los datos de salud y actividad física (considerados datos de categorías especiales conforme al artículo 9 del RGPD), la base jurídica para su tratamiento es el consentimiento explícito del interesado (art. 9.2.a RGPD), que será recabado de forma específica durante el proceso de registro o de uso de la funcionalidad correspondiente.

5. Datos que Recogemos

5.1. Datos identificativos y de contacto

Nombre y apellidos, dirección de correo electrónico, número de teléfono (opcional), fotografía de perfil (opcional). Las imágenes de perfil se almacenan como archivos en nuestros sistemas de almacenamiento en la nube.

5.2. Datos profesionales (profesionales)

Especialidad profesional, número de colegiado (opcional), información de facturación (nombre fiscal, CIF/NIF, dirección fiscal), datos bancarios o de pago para la gestión de cobros.

5.3. Datos de salud y actividad física (clientes)

Peso, altura, medidas corporales, índice de masa corporal, objetivos de salud y fitness, historial de entrenamientos, registros de ejercicio (series, repeticiones, pesos), planes nutricionales asignados, adherencia al plan, fotografías de progreso, estado de ánimo reportado, alergias o intolerancias alimentarias (opcional), lesiones o condiciones médicas relevantes (opcional).

Además, cuando el profesional lo activa, se recogen las respuestas del cliente al cuestionario inicial (hasta 121 preguntas agrupadas en 10 secciones sobre contexto vital, historial de entrenamiento, hábitos nutricionales, disponibilidad, actitud y expectativas) y al feedback diario (energía, sueño, hambre, estado de ánimo y otras variables reportadas cada día por el cliente).

Una sección específica del cuestionario inicial (denominada internamente «Zona Roja») recoge información sensible relativa a factores de riesgo (por ejemplo, trastornos de la conducta alimentaria, autolesiones, embarazo de riesgo, patología cardíaca u otras condiciones médicas relevantes). Esta información:

• Se trata siempre bajo el consentimiento explícito del cliente (art. 9.2.a RGPD).
• Es visible únicamente para el profesional asignado y NUNCA se muestra al cliente en resúmenes, exportaciones ni informes derivados.
• NO se envía a servicios de inteligencia artificial ni a ningún subencargado externo (véase la sección 8).

5.4. Archivos subidos por los usuarios

Imágenes de perfil, fotografías de progreso físico, fotografías de alimentos y recetas, y documentos en formato PDF compartidos entre profesionales y clientes (planes, informes, guías y otros materiales de apoyo). Las imágenes pueden ser redimensionadas u optimizadas automáticamente para mejorar el rendimiento de la plataforma. La propiedad intelectual del contenido subido se rige por la sección 15 de esta Política.

5.5. Datos de consentimiento y cumplimiento normativo

Dirección IP y marca de tiempo (timestamp) del momento en que el usuario acepta los términos y condiciones y la política de privacidad, tanto en el registro como en el primer acceso. Estos datos se recogen y conservan para acreditar el cumplimiento de las obligaciones de información y consentimiento conforme al RGPD.

5.6. Datos de uso de la plataforma

Dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, fechas y horas de acceso, páginas visitadas, acciones realizadas en la plataforma.

5.7. Datos de comunicaciones

Mensajes intercambiados entre profesionales y clientes a traves de la funcionalidad de mensajeria interna de Kivoa.

6. Destinatarios de los Datos

Sus datos personales no serán cedidos a terceros salvo obligación legal. No obstante, para la correcta prestación del servicio utilizamos los siguientes encargados del tratamiento, todos ellos con sede o infraestructura dentro del Espacio Económico Europeo (EEE):

• Amazon Web Services EMEA SARL (AWS): alojamiento y almacenamiento de la plataforma y de los archivos subidos por los usuarios (S3). Región utilizada: eu-south-2 (Málaga, España). Los datos permanecen en servidores ubicados en la Unión Europea. AWS actúa como encargado del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD, habiéndose suscrito el correspondiente Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA).
• Stripe Payments Europe Ltd (Irlanda): pasarela de pago para el procesamiento seguro de transacciones (suscripciones de profesionales y cobros de clientes a través de Stripe Connect). Sus datos financieros son tratados directamente por Stripe conforme a la normativa PCI-DSS, sin que CLOUDVERSIA CONSULTORIA Y PROYECTOS SL almacene datos completos de tarjetas de crédito. Cuando un cliente paga a su profesional mediante Stripe Connect, la transacción se procesa a través de la cuenta Connect del profesional y la plataforma aplica una comisión configurable.
• Mistral AI SAS (Francia): proveedor de los modelos de inteligencia artificial utilizados por KiBot y por las funcionalidades de OCR e importación. El tratamiento con IA se detalla en la sección 8.
• Google Ireland Ltd: proveedor de correo electrónico transaccional (Gmail SMTP) para el envío de comunicaciones del servicio (notificaciones, verificación de cuenta, recuperación de contraseña, credenciales iniciales). Cuando el profesional lo activa expresamente, también se utiliza la integración con Google Calendar para sincronizar eventos, cuotas y revisiones. La conexión con Google Calendar requiere una autorización OAuth por parte del profesional y puede revocarse en cualquier momento desde la configuración de la cuenta.

Todos los encargados del tratamiento han suscrito los correspondientes contratos de encargo de tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD y ofrecen garantías suficientes para aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas.

En el caso de los profesionales, estos actúan como corresponsables del tratamiento respecto a los datos de salud y actividad física de sus clientes, siendo responsables del uso que hagan de dicha información dentro de la plataforma.

7. Transferencias Internacionales de Datos

Todos los subencargados del tratamiento indicados en la sección anterior operan con infraestructura ubicada dentro del Espacio Económico Europeo (EEE). En particular:

• AWS: región eu-south-2 (España).
• Mistral AI SAS: infraestructura en Francia (UE).
• Stripe Payments Europe Ltd: sede y procesamiento europeo (Irlanda).
• Google Ireland Ltd: servicios contratados con procesamiento europeo (Irlanda).

En consecuencia, no se realizan transferencias internacionales de datos fuera del EEE. En caso de que en el futuro fuera necesario incorporar un subencargado con infraestructura fuera del EEE, se garantizaría la existencia de garantías adecuadas conforme al Capítulo V del RGPD (Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea o decisiones de adecuación) y se informaría a los usuarios mediante una actualización de esta Política.

8. Uso de Inteligencia Artificial

Kivoa integra funcionalidades basadas en inteligencia artificial (en adelante, «IA») para asistir a profesionales y mejorar la experiencia del cliente. A continuación se detalla el tratamiento asociado a cada una de ellas, en cumplimiento del Reglamento (UE) 2024/1689 (Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial, en adelante «AI Act») y del artículo 22 del RGPD relativo a decisiones automatizadas.

8.1. KiBot — Asistente conversacional

KiBot es un asistente que responde preguntas del profesional (o del cliente cuando está habilitado) sobre el estado y evolución de un cliente concreto y sobre la operativa del negocio. Utiliza el modelo ministral-8b-latest proporcionado por Mistral AI SAS (Francia, UE) como encargado del tratamiento.

Datos que se envían a Mistral en cada consulta:

• Contexto operativo del negocio (número de clientes, rutinas y planes activos, facturación resumida).
• Datos del cliente relevantes para la consulta: mediciones de progreso recientes, historial de sesiones de entrenamiento, planes nutricionales activos, notas del profesional y resumen económico. El cliente se referencia por su identificador interno; NO se envía su nombre, apellidos, dirección de correo electrónico ni información de facturación completa.
• El texto del mensaje enviado por el usuario.
• NO se envían las respuestas de la «Zona Roja» del cuestionario inicial ni ningún otro dato clasificado como especialmente sensible (véase 5.3).

Mistral AI opera bajo régimen de zero-data retention para su API: los datos enviados no se conservan más allá del tiempo necesario para procesar la respuesta y no se utilizan para entrenar sus modelos. Kivoa tampoco conserva el historial de conversaciones del chat KiBot.

8.2. Mistral OCR — Migración de contenido

Cuando el profesional importa planes nutricionales o rutinas desde otras plataformas (por ejemplo, Nutrium, DietoPro o Harbiz) mediante un archivo PDF, Kivoa envía el archivo al servicio OCR de Mistral (mistral-ocr-latest) para extraer el texto y estructurarlo. El PDF íntegro se transmite en cada operación de importación. Los archivos no son conservados por Mistral tras el procesamiento.

8.3. Resumen automático de sesiones de entrenamiento

Al finalizar una sesión de entrenamiento, Kivoa genera un resumen textual utilizando el modelo ministral-8b-latest. Se envían los datos de la sesión completada (ejercicios realizados, cargas, sensación reportada por el cliente, adherencia). El resumen se guarda vinculado a la sesión para consulta posterior por el cliente y su profesional.

8.4. Ausencia de decisiones automatizadas relevantes

El uso de IA en Kivoa es informativo y de apoyo profesional. En ningún caso se toman decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos ni afecten significativamente al usuario, en el sentido del artículo 22 del RGPD. El profesional supervisa y valida cualquier recomendación antes de aplicarla al cliente.

8.5. Uso para entrenamiento de modelos

Los datos personales de los usuarios de Kivoa no son utilizados para entrenar modelos de inteligencia artificial, ni por Kivoa ni por sus subencargados (Mistral AI SAS opera bajo régimen de zero-data retention para su API).

8.6. Cumplimiento con la AI Act

Conforme al Reglamento (UE) 2024/1689 (AI Act), los sistemas de IA integrados en Kivoa se clasifican como sistemas de riesgo limitado: son herramientas de apoyo profesional con supervisión humana continua. Se cumplen las obligaciones de transparencia aplicables (art. 50 AI Act) informando al usuario de que interactúa con una IA en el chat KiBot y de que los resúmenes automáticos son generados por IA.

8.7. Base jurídica del tratamiento con IA

El tratamiento de datos mediante IA se basa en la ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD) cuando forma parte de la funcionalidad esencial del servicio contratado, y en el consentimiento explícito (art. 9.2.a RGPD) para el tratamiento de datos de salud del cliente. El usuario puede retirar su consentimiento en cualquier momento a través de la configuración de su cuenta o dirigiéndose a hola@kivoa.eu.

9. Plazos de Conservación

Los datos personales serán conservados durante los siguientes plazos:

• Datos de la cuenta de usuario: mientras se mantenga la relación contractual y, una vez finalizada, durante los plazos de prescripción legal aplicables.
• Datos de facturación: durante el plazo legalmente exigido para el cumplimiento de obligaciones fiscales (mínimo 4 años conforme a la Ley General Tributaria, y 6 años conforme al Código de Comercio).
• Datos de salud y actividad física: mientras el cliente mantenga su cuenta activa. Tras la baja, serán eliminados en un plazo máximo de 30 días, salvo obligación legal de conservación.
• Mensajes internos: 30 días desde su envío, tras los cuales se eliminan automáticamente.
• Archivos subidos (imágenes y documentos): mientras el usuario mantenga su cuenta activa. Tras la eliminación de la cuenta, todos los archivos almacenados en AWS S3 asociados al usuario serán eliminados de forma definitiva en un plazo máximo de 30 días.
• Prompts enviados a servicios de IA (KiBot, OCR, resúmenes automáticos): no se conservan por Mistral AI (política zero-data retention). Kivoa no almacena el historial del chat KiBot ni los prompts enviados.
• Tokens de conexión con Google Calendar: se conservan mientras el profesional mantenga la integración activa; se revocan y eliminan al desconectar la integración desde la configuración de la cuenta.
• Consentimientos: durante el tiempo en que el tratamiento esté legitimado y, posteriormente, durante los plazos de prescripción de posibles responsabilidades. La dirección IP y la marca de tiempo del consentimiento se conservan como evidencia del cumplimiento normativo.

10. Derechos del Interesado

De conformidad con los artículos 15 a 22 del RGPD y los artículos 12 a 18 de la LOPD-GDD, usted tiene derecho a:

• Derecho de acceso (art. 15 RGPD): obtener confirmación de si se están tratando sus datos personales y, en caso afirmativo, acceder a los mismos.
• Derecho de rectificación (art. 16 RGPD): solicitar la corrección de datos personales inexactos o incompletos.
• Derecho de supresión (art. 17 RGPD): solicitar la eliminación de sus datos personales cuando, entre otros motivos, ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recogidos. El ejercicio de este derecho incluye la eliminación de todos los archivos subidos por el usuario (imágenes de perfil, fotografías de progreso, documentos) almacenados en nuestros sistemas, incluido AWS S3.
• Derecho a la limitación del tratamiento (art. 18 RGPD): solicitar la limitación del tratamiento de sus datos en determinadas circunstancias.
• Derecho a la portabilidad de los datos (art. 20 RGPD): recibir los datos personales que le incumban en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y transmitirlos a otro responsable. La portabilidad incluye la exportación de todos los archivos subidos por el usuario (imágenes, documentos y demás contenido almacenado).
• Derecho de oposición (art. 21 RGPD): oponerse al tratamiento de sus datos personales, incluida la elaboración de perfiles.
• Derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas (art. 22 RGPD): no ser objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado que produzca efectos jurídicos o le afecte significativamente.
• Derecho a retirar el consentimiento: en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada.

11. Procedimiento para Ejercer sus Derechos

Podrá ejercer sus derechos dirigiendo una comunicación escrita a hola@kivoa.eu, indicando en el asunto «Ejercicio de derechos RGPD» y aportando:

• Nombre y apellidos del solicitante.
• Copia del DNI, NIE o pasaporte.
• Derecho que desea ejercer.
• Dirección de correo electrónico asociada a su cuenta en Kivoa.

Daremos respuesta a su solicitud en un plazo máximo de un mes desde su recepción, pudiendo prorrogarse dos meses más en caso de solicitudes especialmente complejas, informándole de dicha prórroga dentro del primer mes.

12. Reclamación ante la Autoridad de Control

Si considera que el tratamiento de sus datos personales no se ajusta a la normativa vigente, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD):

• Sitio web: https://www.aepd.es
• Dirección postal: C/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid.
• Teléfono: 901 100 099 / 91 266 35 17.

13. Menores de Edad

El uso de Kivoa está dirigido a personas mayores de 16 años. Kivoa es una plataforma B2B2C: los clientes no se registran directamente en Kivoa, sino que son dados de alta por su profesional (entrenador personal o nutricionista) tras una relación contractual directa entre ambos. En consecuencia:

• Corresponde al profesional verificar la edad del cliente antes de darlo de alta en la plataforma.
• En el caso de clientes menores de 16 años, el profesional es responsable de recabar el consentimiento previo, informado y por escrito de los titulares de la patria potestad o tutela, conforme al artículo 8 del RGPD y al artículo 7 de la LOPD-GDD, y de conservar evidencia de dicho consentimiento.
• Los profesionales solo pueden registrarse en Kivoa siendo mayores de edad y con capacidad jurídica plena para contratar el servicio.

CLOUDVERSIA CONSULTORIA Y PROYECTOS SL no recoge conscientemente datos de menores de 16 años sin dicho consentimiento. Si detectamos que se han recogido datos de un menor sin autorización, procederemos a su eliminación inmediata y a la baja de la cuenta.

14. Medidas de Seguridad

CLOUDVERSIA CONSULTORIA Y PROYECTOS SL ha adoptado las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad e integridad de sus datos personales conforme al artículo 32 del RGPD, incluyendo entre otras:

• Cifrado de datos en tránsito (HTTPS/TLS).
• Cifrado de contraseñas mediante algoritmos de hash seguros.
• Cifrado de archivos en reposo en AWS S3 (cifrado del lado del servidor).
• Control de acceso basado en roles.
• Copias de seguridad periódicas.
• Monitorización y registro de accesos.

15. Propiedad Intelectual del Contenido Subido por el Usuario

El usuario mantiene en todo momento la titularidad de los derechos de propiedad intelectual e industrial sobre el contenido que suba a Kivoa, incluyendo:

• Fotografías de perfil.
• Fotografías de progreso físico.
• Fotografías de alimentos y recetas.
• Documentos en formato PDF (planes, informes, guías, materiales de apoyo).
• Textos y notas introducidas por el usuario en la plataforma.

Al subir contenido a Kivoa, el usuario concede a CLOUDVERSIA CONSULTORIA Y PROYECTOS SL una licencia gratuita, limitada, no exclusiva y no transferible con las siguientes finalidades:

• Almacenar el contenido en la infraestructura de Kivoa (AWS S3, EEE).
• Procesarlo técnicamente para el correcto funcionamiento del servicio (redimensionado y optimización automática de imágenes, extracción de texto por OCR únicamente cuando el profesional inicia una importación explícita).
• Mostrarlo dentro de la plataforma al propio usuario y, en el caso de los clientes, a su profesional asignado.

Esta licencia se extingue automáticamente al eliminar el usuario su cuenta o el contenido específico. Kivoa procederá al borrado definitivo del contenido en los plazos establecidos en la sección 9 (Plazos de Conservación).

Uso para entrenamiento de IA: Kivoa no utiliza el contenido subido por los usuarios para entrenar modelos de inteligencia artificial propios ni de terceros, conforme a lo indicado en la sección 8.5.

El usuario declara que ostenta los derechos necesarios sobre el contenido que sube y que dicho contenido no infringe derechos de terceros. Kivoa se reserva el derecho a retirar contenido que infrinja derechos de terceros o la normativa aplicable, previa notificación fundada.

16. Modificaciones de la Política de Privacidad

CLOUDVERSIA CONSULTORIA Y PROYECTOS SL se reserva el derecho de modificar la presente Política de Privacidad para adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a cambios en la plataforma. Cualquier modificación será publicada en esta página con indicación de la fecha de la última actualización. En caso de cambios sustanciales, se lo notificaremos a través de la plataforma o por correo electrónico.

Le recomendamos revisar periódicamente esta página para estar informado sobre cómo protegemos sus datos personales.

17. Contacto

Para cualquier consulta relacionada con esta Politica de Privacidad, puede ponerse en contacto con nosotros en hola@kivoa.eu.